La tecnología ha aumentado las posibilidades de trabajo para los empleados de casi todas las empresas hoy en día. Estamos en una era la cual las compañías giran y producen a través de la tecnología manteniendo comunicación constante entre los miembros de cualquier rango y departamento y de cualquier equipo de trabajo, dicha comunicación podemos resumirla en correo electrónico, videoconferencias, llamadas sobre voz IP, y acceso a portales de manejo de información y documentos digitales, esto por mencionar los mas importantes.
En la última década muchas empresas han adoptado la metodología de teletrabajo por los grandes beneficios que brinda, no solo para la empresa como tal si no también para los empleados que ejercen sus funciones bajo esta modalidad. Ya no estamos en la época en que hay que estar en una reunión de forma presencial para poder aportar ideas, y participar y debatir puntos de interés común, esa época en que teníamos que correr para llegar temprano a la reunión y dar una buena impresión a los jefes y a los compañeros de trabajo , y en ocasiones con solo el simple hecho de ser impuntual con alguno de los miembros ya generaba problemas y retrasos y en muchas ocasiones estas impuntualidades se les salía de las manos a los trabajadores por factores externos.
Es por eso que los tiempos han cambiado radicalmente y podemos decir que hoy en día podemos asistir a reuniones por medio de videoconferencia donde todos los miembros de un equipo de trabajo pueden estar ubicados en diferentes lugares geográficos como diferentes países y continentes permitiendo ajustarse a sus horarios y en las condiciones más cómodas.
Ahora bien, considero muy acertado que cualquier Project Manager pueda diferenciar las diferencias claras que hay en solo ejercer videoconferencias para dar seguimiento a actividades de un proyecto a manejar completamente una estructura de trabajo de forma virtual o como muchos ya conocemos “teletrabajo”, su definición dice “ es una forma de trabajo en la que este se realiza en un lugar alejado geográficamente de las oficinas centrales o de las instalaciones de producción, mediante la utilización de nuevas tecnologías de comunicación” esta modalidad la puedo resumir en delegar actividades a los miembros de trabajo por medio de herramientas tecnologías las cuales permitan la participación continua , actualización de información, aportes digitales del proyecto y reuniones con video y audio, además de seguimiento de cronogramas y actividades.
Las herramientas a nivel de software que un administrador de proyectos puede utilizar para romper paradigmas y lograr cubrir todos los aspectos necesarios para seguir, controlar y dirigir un proyecto con herramientas tecnológicas las cuales podemos dividir en dos:
Herramientas de Acceso y conectividad: Entre esta herramientas podemos mencionar, desde los mas simples y sencillos como lo son los teléfonos inteligentes , hasta las computadoras personales o equipos de video conferencia grupal, por supuesto en estas herramientas de conectividad no podemos olvidar mencionar los equipos que realizan la conectividad entre los empleados y la información de la la organización de una forma segura y robusta, entre estos están los llamados Firewall “es una parte de un sistema o una red que esta diseñada para bloquear el acceso no autorizado permitiendo al mismo tiempo comunicaciones autorizadas” y por medio de las conexiones VPN la cual su definición dice ”Es una tecnología de red que permite una extensión de la red local sobre la red publica o no controlada”
Herramientas de Manejo a la información: Estas herramientas son software que permiten el manejo de la información y entre algunas podemos mencionar “Jomla” de software libre y que corre en sistema operativo Linux o hasta los mas utilizados por su popularidad y que involucran costos de licencias por su utilización como el Microsoft Project en conjunto con el portal de Microsoft Sharepoint.
Ahora bien que aspectos cabe mencionar debe de tomar en cuenta un líder de proyecto o director de proyecto a la hora de trabajar con equipos y metodologías de teletrabajo? El Director de proyecto debe de estar consciente que no todo proyecto, tipo de trabajo o empleado puede adaptarse a esta metodología, ya que estas metodologías están mas ligadas a proyectos por ejemplo de compañías multinacionales o proyectos que involucren participación de diferentes oficinas geográficas y también por lo general se adaptan mas fácilmente a proyectos de carácter tecnológico donde los miembros del equipo de trabajo poseen habilidades especificas para poder ejercer sus responsabilidades y actividades de esta forma. Se debe de tener claro que a la hora de imponer teletrabajo en compañías donde nunca se ha realizado esta metodología puede ser un gran riesgo y que pueda comprometer el éxito o buen desempeño del mismo, ya que otro aspecto con el cual se va a encontrar un Director de proyecto a la hora de implementar esto es la resistencia al cambio o el aspecto cultural de la organización.
Aspectos que se pueden mencionar a la hora de implementar teletrabajo en equipos de trabajo y desde el punto de vista del director de proyecto:
1. Los miembros deben de poseer el conocimiento necesario para el manejo de la tecnología que les permitirá llevar sus actividades.
2. Se debe de contar con Capacitación requerida en caso de contar con miembros que no posean experiencia en este tipo de metodologías de trabajo
3. Contar con una tecnología robusta la cual permita el acceso y comunicación continua a todos los miembros del equipo de trabajo.
4. Definir de forma clara el organigrama de la estructura del equipo de trabajo y los roles que desempeñarán cada uno de ellos
5. Establecer cronogramas de trabajo para las reuniones , entrega de documentación y seguimiento de actividades mediante cronogramas digitales.
6. Establecer minutas digitales las cuales estar al alcance de todos los miembros en cualquier momento por medio de acceso a la red.
7. Utilización de todas las herramientas tecnológicas que estén al alcance para facilitar la comunicación continua y eficiente de los miembros , como correo electrónico, software de manejo de archivos y cronogramas, videoconferencias y llamadas por voz IP.
Conclusiones:
· El éxito para que una implementación de “teletrabajo” en el manejo y seguimiento continúo de un proyecto por parte del director de proyectos estará propiamente ligado a la responsabilidad y profesionalismos en que los miembros del equipo de trabajo demuestren con sus responsabilidades y forma de comunicación.
· Las agendas o cronogramas son indispensables para un buen seguimiento y coordinación entre todos los miembros.
· Todos los proyectos son diferentes por lo que es muy probable que existan proyectos donde no se puedan aplicar este tipo de metodologías, por el entorno que se presente en el proyecto o por la cultura y un débil conocimiento en herramientas tecnológicas.
· Las empresas en las cuales sus proyectos y miembros aplican teletrabajo tienen una ventaja competitiva y se desarrollan de una forma mas rápida y lo mas importante se están preparando para las nuevas tecnologías que están por venir en un futuro.
· El aplicar teletrabajo Disminuye costos de operación tanto desde el punto de vista de la empresa ala hora de minimizar gastos de localidades, alimentación mobiliario entre otros como los de los empleados a la hora de movilizarse.
Recomendaciones:
· No se debe aplicar teletrabajo en proyectos donde exista un bajo nivel de conocimiento tecnológico y de herramientas de acceso remoto y manejo de información digital.
· La tecnología l y la red la cual juega un papel importantísimo, si no tal vez el mas importante a la hora de aplicar teletrabajo debe de ser robusta, segura y eficiente para poder garantizar el avance de un proyecto
· Preocuparse por capacitar a los departamentos y miembros continuamente en estas tecnologías es requerido para garantizar el éxito de los mismos
- Project Management Institute, PMBOK® (2008) Cuarta Edición. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®).
Sitios Web y Video
www.liderdeproyecto.com: Latinoamérica da su primer paso en la aplicación del Teletrabajo
www.wikipedia.com: Definiciones de términos tecnológicos como Firewall, VPN, teletrabajo.
http://www.youtube.com/watch?v=BN-8bIIvKmI&noredirect=1 : El Teletrabajo
http://www.youtube.com/watch?v=lWca7FvecoI : Reportaje sobre el Teletrabajo
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